電脳技術の進歩から、AI、RPA、DX、ChatGPT
Design Safety System
安全、品質、環境、情報etc. の業務改善について進めてみましょう。
電脳技術の進歩、「AI、RPA、DXを使えばいいんじゃない」と考えます。最近話題のChatGPT!! これはいい相棒です。
事務所の部屋の上、作業現場の上をドローンが飛び、帳票、使用フォーム、PCアプリ、データーインプット方法など、まだIT化されていない情報を収集し、その情報を使ってデーターセンターで業務改善のプログラムを作成する。あとはアプリケーションを使うのでしょうか。
次のような言葉があります、
At our company, we oppose unreasonableness, wastefulness, and inconsistency. We use Best Practice to ensure our workplace is safe and do work correctly, speedy, easily and friendly.
” うちの会社は、ムダ、ムラ、ムリを「3ム、ダラリ」って呼び、ムダ取は改善ダ！と熱心だよ。” 優良慣行に採用してます。”
業務の多くは、「情報」を収集し加工し、伝達すること。これま業務改善というと、AI、RPA、DX等を自分で手掛けるのではなく、情報システム部門に任せ、そして新システム導入。
でも、システム導入がひと段落し、これ以上のシステムは各ビジネスユニットを統合したシステム導入が必要と、外部委託に投資をする。
しかし、システムの実務担当者が感じている「やりにくいところ」「システム導入コンサルに伝えたんだけど、いまいち」でも「まあいいかと不満を感ずる」、こんな点を改善することが必要です。
外部投資を伴わずに仲間と一緒に、「やりやすくする」、「効率的なやり方にする」、そしてみんなで作ったシステム。これは、働きやすい職場づくり、仕事のやりがいにつながります。
業務改善への取り組みは、改善をむつかしく考えず、小さいことから何でも試してみることがポイントです。「気になっていること」、「改善したいと思っていること」、「みんなで繰り返しの改善」から始めること。
改善に慣れてきたら、手法やノウハウを獲得し、その手法·ノウハウをITに取り入れていくことです。
「Design Safety System Business Improvement」 は、ステップ毎に進めます。
全ステップをテキスト読んで理解し手順に沿って進めるのではなく、ステップ毎に進めその内容をプログラミングをするときと同じように実際に手と頭を動かして進めます。
基本構成です。
〈ステップ1 業務改善とは〉
業務改善の基本的な見方や必要なスキルについて
〈ステップ２ 改善ポイントを見つけ出す〉
職場全体の業務の改善点を明確にする分析について
〈ステップ３ 改善案を考える〉
改善したい業務を明確にし、業務に適した手法やノウハウについて
〈ステップ4 改善のPDCA〉
日常実務の業務担当者が改善サイクルを回す管理手法について
| ステップ1 業務改善とは何か? |
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| 業務改善とは何だろう | 効率化、ミスの低減·抑制、業務成果の向上、業務期間短縮の4つをめざす業務改善は「業務を現在よりもよいものにすること」ですが、業務をよりよくするとは、具体的にどうすることでしょう。 それには、4つのキーワードがあります。 １．効率化……現状より手間や時間をかけずに同じ業務の結果が得られるようにすること。 ２．ミスの低減·抑制……これまでしばしば発生してしまうミスを発生させないように今後発生する可能性のあるミスを事前に発生しないようにすること。 ３．業務成果の向上……業務の成果をより高いレベルにすること。（例えば営業の売上を拡大する、開発部門でより売れる商品を開発する、など） ４．業務期間短縮…より短期間で業務が完了するようにすること。 これらは、業務改善の目的ともいえます。そして、実際に業務改善を行う場合、複数の目的を同時に行おうとすると活動が複雑になるので、ひとつに目的を絞って業務改善を行うことが得策です。業務はプロセス(process)＝input + conversion +output の塊 |
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| 業務改善のための3つの視点 | 「やり方の改善」「やる人のスキルアップ」「やり方の適正化」
業務改善では、例えば現在利用しているシステムの使い勝手が悪い場合、すぐにシステムを改良したり、やりにくいところをやりやすくしたりすることを考えがちですが、これは業務のやり方の改善であり、これにこだわりすぎることはおすすめできません。得ではありません。つまり、業務改善は次の3つの視点で考えることが必要です。 |
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| 業務の方法 担当者のスキルやモチベーションの差によって、同じ業務でも時間が大きく異なったり、ミスなどの発生状況が変わる。 担当者のスキルアップやモチベーション向上によって生産性向上を図る。 |
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| 担当者のパフォーマンス 担当者にとってやるべき仕事がなくなってしまうといった手待ち時間が発生しないようにしたり、スキルに合っていない業務を分担することでムダな時間やミスが発生しないように、計画的かつ適正な業務分担を行う。スキルマップの作成、トレーニングの設計、実施 |
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| ステップ２ 業務改善の進め方 |
業務上の問題点を把握して最適な改善案をまとめる。 他社の成功事例をうちでも適用したいとか、最近はやっているシステムをうちでも導入したいといって改善活動を行うケースがよくあります。このような改善活動は、現状の業務の何が問題なのかを把握せずに対策だけを決めているので、「焦り・思いつき改善」と呼びます。改善成果を得る目的に対して、その改善が最適であることはなく、ムダな投資を伴うことが多くなります。 業務改善の対象と目的に応じて、どこを改善すべきかというターゲットを明確にし(品質の作りこみに時間をかけてください、７５％の設計）、最適な改善プランをまとめ、実施するには、次の4つのステップです。 |
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| ステップ1……改善の対象、目的、および目標を明確にします どの範囲を(何を)、どれだけ改善したいのかを明確にし、業務改善にかかわるすべての人と共通の認識ができるようにする。 現在、どのようにやっているのか、どれだけ(量、時間、内容）やっているのかを明らかにする。 どこが問題なのか、 どれだけ問題なのかといったことを明らかにする。ステップ2……業務の現状を見えるようにし、間題点の改善すべき点を把握する。 現状分析は問題点の解決策や改善目標達成のためのアイデアをたくさん出す。アイデアをベースに改善案(新たな業務のやり方)をまとめ上げる。ステップ3……問題の解決策を検討(評価）し、改善プランとしてまとめていきますステップ4……改善プランを実際の業務で行えるようにします |
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| ステップ３ 業務改善に必要なスキル |
業務改善に必要なスキル：分析技術·改善発想法·改善視点·活動管理技術
活動の管理技術……日常業務をしながら改善活動を最後までやり切るためには、活動の進捗や成果の管理をしていくことが必要になります 業務改善の4つのステップを推進する際、次に示す技術や視点(業務の見方)を身につけていると、効果的な改善が実現できます。 |
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| 目標の明確化 業務量調査にて、業務の大きさを定量的に把握できるようにする。 重複分析にて、業務分担上同じことを行っている部門または担当者を明確にする。 業務フローを描いて、 業務の流れや役割分担を見えるようにする。 |
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| 改善アイデア 業務の問題を解決する対策や改善目標の発想法、アイデアを出す手法 《例》 ブレーンストーミング ブレーンライティング アイデアの評価とまとめ |
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| ステップ4 改善のPDCA |
業務の特性や問題の内容に応じた改善のための定石 《例〉 ●会議の効果的な進め方 ●ITの効果的な適用の仕方 ●メールや電話対応の削減視点改善活動を最後までやり切るためのマネジメント 〈例》 ●改善実施計画の策定(スケジュール） ●PDCAサイクル ●進捗·成果確認会議 |
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